退休缺档案需要先到所在单位人事部门或档案室咨询，了解是否有备份档案，如果没有备份，则需要向原发证机构或档案管理部门申请补办。

申请时需要提供个人身份证明和相关工作证明材料，如工作证、工资单等。同时，需要缴纳相关费用，并按要求填写申请表格。

办理过程中需要耐心等待相关部门的审核和处理，一般时间较长，可提前做好准备。