填写《出差计划申请表》：出差前，需要填写《出差计划申请表》，包括出差人员、部门、职务、申请日期、到达地点、预计出差天数、计划出差日期、预计借款金额等信息，并报部门经理审批同意1。
准备相关票据：在出差期间，需要妥善安排费用支出，并保存好所有相关票据，如住宿费、交通费、补贴费、复印费等2。
填写费用报销单：出差后，填写费用报销单，并附上《出差计划申请表》，详细说明实际出差日期、实际出差天数、实际发生的住宿费、交通费、补贴费、复印费等1。
部门经理审核：报销单需要经过部门经理审核1。
财务部审核：报销单还需经过财务部审核1。
总经理审批：审核通过后，报销申请需要经过总经理审批1。